Menu

Archivace dokladů v účetnictví

Archivace dokladů v účetnictví je pro jednatele firem důležitá z hlediska prokázání výnosů a nákladů.

Každá právnická osoba je povinna zaznamenávat účetní případy pouze na základě průkazných účetních záznamů.

Naši klienti dostávají po skončení kalendářního roku a podání všech daňových přiznání veškeré doklady v přehledné archivační krabici. Naší snahou je minimalizovat množství předávaných papírů, samozřejmě však při dodržení všech zákonných předpisů. Část dokumentů proto předáváme na elektronickém nosiči (případně online) a část v písemné formě.

Tyto archivované dokumenty pak plně využíváme při případných kontrolách ze strany finančního úřadu, okresní správy sociálního zabezpečení nebo zdravotních pojišťoven Vašich zaměstnanců.

Archivace dokladů v účetnictví u malých a mikro účetních jednotek vedoucích účetnictví, bez auditu:

  • Bankovní výpisy, pokladní doklady
  • Zápočty, interní doklady
  • Pohledávky, závazkyArchivace dokladů v účetnictví
  • Inventura majetku, zásob, finančního majetku,
  • Přiznání k dani z příjmů, účetní závěrka (rozvaha, výkaz zisku a ztrát, příloha) dle § 18 zákona č. 563/1991 Sb., 10 let

Doklady předané našim klientům elektronicky

  • Deník (účetní knihy dle §13)
  • Hlavní kniha, měsíční
  • Knihu interních dokladů
  • Kniha všech pohledávek a závazků
  • Karty majetku, Plánované daňové odpisy dlouhodobého majetku
  • Mzdové listy

Plátci DPH (lhůta 10 let):

Archivované dokumenty:
  • Přiznání k dani z přidané hodnoty (DPH)
  • Kontrolní hlášení a souhrnná hlášení
  • Kompletní záznamní povinnost a všechny prvotní daňové doklady

Zaměstnavatelé ( lhůty 3 až 45 let):

Zaměstnavatelé musí uchovávat agendu z důvodu kontrol ze strany úřadů práce, sociální správy a zdravotních pojišťoven.
Rozdělení lhůt podle typu dokumentu:
  • 45 let: Mzdové listy a dokumentace pro účely důchodového pojištění (ČSSZ).
  • 10 let: Pracovní smlouvy (včetně dodatků), vnitřní předpisy, záznamy o kontrolách, evidence starobního/invalidního důchodu a podklady pro zdravotní pojišťovny, doklady o nemocenském pojištění (přihlášky, odhlášky zaměstnanců, podklady pro výplatu dávek).
  • 3 roky: Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) a docházka zaměstnanců.

Obchodní korporace jsou povinny dle zákona o obchodních korporacích archivovat tyto dokumenty:

  • zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
  • dokumenty o přeměnách, zrušení a zániku právnických osob,
  • protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
  • výroční zprávy, zprávy o auditu,
  • mimořádné inventarizace majetku,
  • smlouvy a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
  • dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek,
  • podnikatelské záměry, vývojové studie,
  • dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).

Publikováno: 4. 6. 2019, aktualizováno: 27.05.2026