Archivace dokladů v účetnictví
Archivace dokladů v účetnictví je pro jednatele firem důležitá z hlediska prokázání výnosů a nákladů.
Každá právnická osoba je povinna zaznamenávat účetní případy pouze na základě průkazných účetních záznamů.
Účetní jednotky proto musí doklady archivovat.
Účetní jednotky se řídí Zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb.
Archivace u malých a mikro účetních jednotek vedoucích účetnictví, bez auditu: právnické nebo fyzické osoby archivují prvotní doklady, které byly zaúčtovány 5 let
- Bankovní výpisy, pokladní doklady
- Zápočty, interní doklady
- Pohledávky, závazky
- Inventura majetku, zásob, finančního majetku, kopie velkých technických průkazů vozidel
- Přiznání k dani z příjmů, účetní závěrka (rozvaha, výkaz zisku a ztrát, příloha) dle § 18 zákona č. 563/1991 Sb., 10 let
Doklady předané našim klientům na CD
- Účtová osnova, pokud je aktualizována
- Deník (účetní knihy dle §13)
- Hlavní kniha, měsíční
- Knihy analytických účtů
- Knihy podrozvahových účtů
- Knihu interních dokladů
- Saldo účtů
- Kniha všech pohledávek a závazků
- Karty majetku, Plánované daňové odpisy dlouhodobého majetku
Plátci DPH: archivace dokladů v účetnictví, mimo jiné doklady všechny prvotní daňové doklady. Daňové doklady lze převést do elektronické podoby. Lhůta archivace je 10 let.
- Přiznání k dani z přidané hodnoty
- Souhrnné hlášení, Kontrolní hlášení, Záznamní povinnost
Zaměstnavatelé: zaměstnavatelé archivují nejen pro potřeby sociální správy, zdravotní pojišťovny (lhůta pro archivaci 5 let)
- Pracovní smlouvy, včetně všech dodatků
- Prohlášení poplatníka, včetně všech příloh
- Karty zaměstnanců, Docházku zaměstnanců
- Vnitřní předpis (lhůta pro archivaci 10 let), Zápisy z kontrol
Doklady předané našim klientům na CD
- ELDP (lhůta pro archivaci 3 roky)
- Evidenci starobního nebo invalidního důchodu dle §37/1 (lhůta pro archivaci 10 let)
- Mzdové listy (lhůta pro archivaci 45 let)
Obchodní korporace jsou povinny dle zákona o obchodních korporacích archivovat tyto dokumenty:
- zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
- dokumenty o přeměnách, zrušení a zániku právnických osob,
- protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
- výroční zprávy, zprávy o auditu,
- mimořádné inventarizace majetku,
- smlouvy a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
- dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek,
- finanční dokumenty – účetní závěrky,
- podnikatelské záměry, vývojové studie,
- dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).
Publikováno: 4. 6. 2019
